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一、人事档案保管制度
□目的
第一保守档案机密现代企业竞争中情报战是竞争的重要内容而档案机密便是企
业机密
的一部分对人事档案进行妥善保管能有效地保守机密
第二维护人事档案材料完整防止材料损坏这是档案保管的主要任务
第三便于档案材料的使用保管与利用是紧密相联的科学有序的保管是高效利用档
案材料
的前提和保证
□人事档案保管制度的基本内容
建立健全保管制度是对人事档案进行有效保管的关键其基本内容大致包括五部分：材
料归档制度；检查核对制度；转递制度；保卫保密制度；统计制度
(1)材料归档制度新形成的档案材料应及时归档归档的大体程序是：首先对材料
进行鉴别看其是否符合归档的要求；其次按照材料的属性、内容确定其归档的具体
位置；再次在目录上补登材料名称及有关内容；最后将新材料放入档案
(2)检查核对制度检查与核对是保证人事档案完整、安全的重要手段
检查的内容是多方面的既包括对人事档案材料本身进行检查如查看有无霉烂虫蛀
等也包括对人事档案保管的环境进行检查如查看库房门窗是否完好有无其他存放错误
等
检查核对一般要定期进行但在下列情况下也要进行检查核对：
——突发事件之后如被盗、遗失或水灾火灾之后：
——对有些档案发生疑问之后如不能确定某份材料是否丢失
——发现某些损害之后如发现材料变霉发现了虫蛀等
(3)转递制度转递制度是关于档案转移投递的制度档案的转递一般是由工作调动等
原因
引起的转递的大致程序如下：
①取出应转走的档案；
②在档案底账上注销；
③填写《转递人事档案材料的通知单》；
④按发文要求包装、密封
在转递中应遵循保密原则一般通过机要交通转递不能交本人自带另外收档单位
在收到档案核对无误后应在回执上签字盖章及时退回
(4)保卫保密制度具体要求如下：
①对于较大的企业一般要设专人负责档案的保管应齐备必要的存档设备
②库房备有必要的防火、防潮器材
③库房、档案柜保持清洁不准存放无关物品
④任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合
⑤无关人员不得进入库房严禁吸烟

⑥离开时关灯关窗锁门
(5)统计制度人事档案统计的内容主要有以下几项：
①人事档案的数量
②人事档案材料收集补充情况
③档案整理情况
④档案保管情况
⑤利用情况
⑥库房设备情况
⑦人事档案工作人员情况

二、人事档案利用制度
□目的
第一建立人事档案利用制度是为了高效、有序地利用档案材料档案在利用过程中
应遵循一定的程度和手续这是保证档案管理秩序的重要手段
第二建立人事档案利用制度也是为了给档案管理活动提供规章依据工作人员必须按
照这些制度行事这是对工作人员的基本要求
□人事档案利用的方式
人事档案的利用有多种方式：
(1)设立阅览室以供利用查阅阅览室一般设在人事档案库房内或靠近库房的地方
以便调卷和管理这种方式具有许多优点如便于查阅指导便于监督利于防止泄密和丢
失等这是人事档案利用的主要方式
(2)借出使用借出库房须满足一定的条件比如：本机关领导需要查阅人事档案；
公安、保卫部门因特殊需要必须借用人事档案等借出的时间不宜过长到期未还者应及时
催还
(3)出具证明材料这也是人事档案部门的功能之一出具的证明材料可以是人事档
案部门按有关文件规定写出的有关情况的证明材料也可以是人事档案材料的复制件要求
出具材料的原因一般是入党、入团、提升、招工、出国等
3.人事档案利用的手续
在通过以上方式利用人事档案时必须符合一定的手续这是维护人事档案完整安全的
重要保证
(1)查阅手续正规的查阅手续包括以下内容：首先由申请查阅者写出查档报告在
报告
中写明查阅的对象目的理由查阅人的概况等情况；其次查阅单位(部门)盖章负责
人签字；最后由人事档案部门审核批准人事档案部门对申请报告进行审核若理由充分
手续齐全则给予批准
(2)外借手续
首先借档单位(部门)写出借档报告内容与查档报告相似
其次借档单位(部门)盖章负责人签字
再次人事档案部门对其进行审核、批准
然后进行借档登记把借档的时间材料名称、份数、理由等填清楚并由借档人
员签字
最后归还时及时在外借登记上注销

(3)出具证明材料的手续：单位、部门或个人需要由人事档案部门出具证明材料时
需履行以下
手续：首先由有关单位(部门)开具介绍信说明要求出具证明材料的理由并加盖公章
；其次人事
档案部门按照有关规定结合利用者的要求提供证明材料；最后证明材料由人事档案部
门有关领
导审阅加盖公章然后登记、发出

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