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档案管理规定
第一章总则
第一条为加公司档案管理工作有效地保护和利用档案维护公司合法权益特制订本规定
第二条本规定所称的档案是指过去和现在的公司各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有办存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录
第三条公司及各部门、员工有保护档案的义务
第四条档案工作实行统一领导分级保管、分级查阅的原则进行网络化管理
第二章档案机构及其职责
第五条公司各部门指定专人负责档案管理工作（即资料员）
第六条档案工作由公司总经理统一领导办公室负责接收收集、整理、立卷、保管由附件二指定的由办公室保管的档案和提供其利用工作并监督各部门、各下属子公司、各参股公司、各合资合作公司的档案工作
第七条办公室应逐步完善档案制度确保档案安全和方便利用采用科学手段逐步实现档案管理现代化
第三章档案的管理
第八条整理办法：
1.方法：以问题特征为主立小卷一事一卷
2.步骤：
A.收集
文书档案：当年立前一年的卷并预立当年的卷
企业科技档案类：立竣工工程卷未竣工工程资料整理成册
B.整理根据分类和成立时间整理
C.分类根据下述分类方法分类
D.立卷区分不同价值确定保管期限：永久、长期、短期
第九条过程管理：
1.属于公司保管的档案：公司及各下属子公司的各部门的资料员做好平时文件的预立卷工作并在事件结束后或在每季头一个月的十日前将上季需归档的预立卷的文件整理成册移交办公室保管任何人不得据为己有
2.属部门保管的档案：在每季头一个月十日前汇编成册上报办公室各分级保管者在每年的二月十日前将档案总目录、预立卷材料的目录交办公室
第十条监督：办公室根据各部门和各部门上报的档案总目录、预立卷材料的目录进行定期或不定期的检查来监督各部门及各部门档案的管理工作
第十一条销毁：须报总经理批准销毁时应有两人以上负责监销并在清单上签字
第十二条公司档案的分类及编号：指定资料员经办公室培训后按有关档案分类及编号要求操作
第十三条在业务中对外签署的各种经济合同按《合同管理规定》处理
第十四条借阅：因公司需要借阅文档的应填好档案查阅单员工不得随意外带有关公司重要的文件材料确因工作需要外带需办理档案外借手续经办公室核准后方可带出用毕即归还阅档人对所借阅档案必须妥善保管不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等更不能随意乱放以免遗失
第十五条分级查阅：具体的查阅分档公司拥有绝对的制定权
第四章档案备份制度
第十六条公司所有有价值的文件、报表、业务记录等必须备份
第十七条各部门应尽量采用电脑管理和工作便于业务资料的数字化处理和保存对存入电脑的资料、档案按《计算机管理办法》管理
第十八条备份盘与源盘应分开存放公司的备份盘应在公司外保存
第五章处理条例
第十九条有下列行为之一据情节轻重给予50~500元扣薪处理若构成犯罪依法追究刑事责任：
1.毁损、丢失或擅自销毁企业档案
2.擅自向外界提供、抄摘企业档案
3.涂改、伪造档案
4.未及时上报归档或管理不善的档案管理者
5.未按手续就借阅、外带者或越级查阅者（档案管理者同罚）
第六章责任
第二十一条本制度适用于伟凡公司各员工各部门
第二十二条本制度监督责任部门为公司办公室第一责任人为各部门指定的资料员；第二责任人为资料员所在部门的部门经理
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