办公室传电话也有技巧

    ★ 注意传电话的方式

    
    对打电话的人来说，最让人感到厌烦的是自己被对方再三询问。比如当客户打电话来了解办理业务的手续时，换了好几个接电话的人，被反复问了好几次，最后才传到具体经办人员，而每个人拿起电话来，都要问客户什么事，客户不得不再三重复，这样就影响了客户对公司的印象。传这种电话时，应先简单告知同事来电人的姓名、单位、问题，以便同事不必要再次询问。

    
    如对方找某人有重要事情，而本人一时不能接电话，对方一定会很着急，而且这种等待会令人觉得时间特别漫长。所以接到电话时，应该告诉对方：“×××正在打电话。”然后再问对方是否由这边打过去联络，或者对方是否可以等待。对还在打电话的同事，也可以把事情写在纸条上给他看，让正在打电话的人知道又有电话来，并做出处理。

    对正在待客中的上级传话，不能用口传的方式，应利用纸条传达。而且不仅限于机密事项，任何电话都一样。因为利用口头传达，在场客人一定会听到，万一对方是竞争对手，心里定会不舒服。当然，利用这种传条的方式时，应先对客人说一声“抱歉”，如果突然地将便条传给正在待客中的上司，也是十分失礼的。

    ★ 统一制作“留言备忘录”

    
    一般接到打给外出员工的电话时，需要将对方所要传达的事写在便条上。但如果对方说一句记一句就无效率可言，而且有听错或写错的可能。因此各部门最好使用统一的“留言备忘录”。这样做不但能提高效率，还可以预防遗漏。这种“留言备忘录”，可以依照各部门的工作内容加以设计，以最有效率的方式制作。

    有了这种备忘录，可以利用空白栏来询问不足的事情，总之，统一使用备忘录，在传达必要资料方面，有非常良好的效果。

    ★ 注意备忘录中的数字

    记载留言备忘录最主要的就是正确与简洁，清楚也是不可缺少的重要原则。经常有人用草字来记录备忘录，看备忘录的人很难判断，也很容易弄错，这样一来就丧失了留言备忘录的作用。数字时常会出现在备忘录上，这种数字常因场合不同，对工作造成很大阻碍，所以丝毫马虎不得。

    ★ 留下对方电话

    
    有人打电话给外出的同事时，就算对方声明重打，也应请教对方的姓名、公司详细地址及联络电话，以便外出的同事及时联系。

    电话记录应记清对方单位、姓名、回电号码、内容要点、来电时间(准确到几点几分)，最后是接话人签名。六个要素一个也不能缺少。