通讯的礼仪４

    商务礼仪规定：在公共场所活动时，商务人员尽量不要使用手机与呼机。当其处于待机状态时，应使之静音或转为震动。需要与他人通话时，应寻找无人之处，而切勿当众自说自活。公共场所乃是公有共享之处，在那里最得体的做法，是人人都要自觉地保持肃静。显而易见，在公共场所里手机与呼机狂叫不止，或是在那里与他人进行当众的通话，都是侵犯他人权利、不讲社会公德的表现。在参加宴会、舞会、音乐会，前往法院、图书馆，或是参观各类展览时，尤须切记此点。
            　　
    在工作岗位之上，亦应注意不使自己的手机与呼机的使用有碍于工作、有碍于别人。商界人士在写字间里办公时，尽量不要让手机与呼机大呼小叫。尤其是在开会、会客、上课、谈判、签约以及出席重要的仪式、活动时，必须要自觉地提前采取措施，令自己的手机或呼机禁声不响。在必要时，可暂时将其关机，或者委托他人代为保管。这样做，表明自己一心不可二用，因而也是对有关交往对象的一种尊重和对有关活动的一种重视。
            　　
    其三，是要保证畅通。使用手机与呼机，主要的目的是为了保证自己与外界的联络畅通无阻，商界人士对于此点不仅必须重视，而且还需为此而采取一切行之有效的措施。
            　　
    告诉交往对象自己的手机或呼机号码时，务必力求准确无误。如系口头相告，应重复一两次，以便对方进行验证。若自己的手机或呼机改动了号码，应及时通报给重要的交往对象，免得双方的联系一时中断。有必要时。除手机、呼号码外，不妨同时再告诉自己的交往对象其他几种联系方式，以有备无患。
            　　
    接到他人的寻呼或打在手机上的电话之后，一般应当及时与对方联络。没有极其特殊的原因，与对方进行联络的时间不应当在此后超过五分钟。寻呼他人或拨打他人的手机之后，亦应保持耐心，一般应当等候对方十分钟左右。在此期间，不宜再同其他人进行联络，以防电话频频占线。不及时回复他人电话，呼叫、拨打他人手机后迅速离去，或是转而接打他人的电话，都会被视作恶意的犯规。
            　　
    万一因故暂时不方便使用手机或呼机时，可在寻呼台、语音信箱上留言，说明具体原因，告之来电、来话者自己的其他联系方式。有时，还可采用转移呼叫的方式与外界保持联系。
            　　
    其四，是要重视私密。通讯自由，是受到法律保护的。在通讯自由之中，秘密性，即通讯属于个人私事和个人秘密，是其重要内容之一。使用手机、呼机时，对此亦应予以重视。
            　　
    一般而言，二者的号码，尤其是手机的号码，不宜随便告之于人。即便在名片上，也不宜包含此项内容。因此，不应当随便打探他人的手机、呼机号码，更不应当不负责任地将别人的手机、呼机号码转告他人，或是对外界广而告之。
            　　
    出于自我保护和防止他人盗机、盗码等多方面的考虑，通常不宜随意将本人的手机、呼机借与他人使用，或是前往不正规的维修点对其进行检修。考虑到相同的原因，随意借用别人的手机、呼机也是不适当的。

    其五，是要注意安全。使用手机、呼机时，对于有关的安全事项绝对不可马虎大意。在任何时候，都切不可在使用时有碍自己或他人的安全。
            　　
    按照常规，在驾驶车辆时，不宜忙里偷闲，同时使用手机通话，或是查看呼机。弄不好的话，就极有可能导致交通事故。
乘坐客机时，必须自觉地关闭本人随身携带的手机、呼机。因为它们所发出的电子讯号，会干扰飞机的导航系统。
            　　
    在加油站或是医院里停留期间，也不准开启手机、呼机。否则，就有可能酿成火灾，或影响医疗仪器设备的正常使用。此外，在一切标有文字或图示禁用手机、呼机的地方，均须遵守规定。
            　　
    目前，在商务交往中，经常需要将某些重要的文件、资料、图表即刻送达身在异地的交往对象手中。传统的邮寄书信的联络方式，已难于满足这一方面的要求。在此背景之下，传真便应运而生，并且迅速走红于商界。
            　　
    传真，又叫作传真电报。它是利用光电效应，通过安装在普通电话网络上的传真机，对外发送或是接收外来的文件、书信、资料、图表、照片真迹的一种现代化的通讯联络的方式。现在，在国内的商界单位中，传真机早已普及成为不可或缺的办公设备之一。

     利用传真通讯的主要优点是，它操作简便，传送速度非常之迅速，而且可以将包括一切复杂图案在内的真迹传送出去。它的缺点主要是发送的自动性能较差，需要专人在旁边进行操作。有些时候，它的清晰度难以确保。

    商界人士在利用传真对外通讯联络时，必须注意下述三个方面的礼仪问题。
            　　
    第一，必须合法使用。国家规定：任何单位或个人在使用自备的传真设备时，均须严格按照电信部门的有关要求，认真履行必要的使用手续，否则即为非法之举。

v具体而言，安装、使用传真设备前，须经电信部门许可，并办理相关的一切手续，不准私自安装、使用传真设备。 !
            　　
     安装、使用的传真设备，必须配有电信部门正式颁发的批文和进网许可证。如欲安装、使用自国外直接所带入的传真设备，必须首先前往国家所指定的部门进行登记和检测，然后方可到电信部门办理使用手续。

     使用自备的传真设备期间，按照规定，每个月都必须到电信部门交纳使用费用。

    第二，必须得法使用。使用传真设备通讯，必须在具体的操作上力求标准而规范。不然，也会令其效果受到一定程度的影响。