当确定上司不想见来访者时，可以这样回答来访者：“希望我能多给您一些帮助，但某某（上司）现在有急事，可能需要一段时间，您最好与他进行书信联系。”
如果回绝来访者，要根据他们的具体情况而定。
★对于请求赞助的来访者，秘书可以做如下答复：“我们公司每年都有不少团体要求捐款，某某(上司)很乐意做这些事，可是公司的捐助预算有一定的金额，不能超过，你能否把你的资料留下，我想上司很乐意在下一年度捐款预算中将贵团体列入考虑。”
★如果秘书发现来访者的事情应该找公司的其他人交涉，应该这样答复：“这件事应该由矛盾先生处理，我很乐意为您安排约会。如果他现在不忙，我相信他会很高兴马上见您。”
如果来访者同意，秘书应该给矛盾先生打电话解释，然后告诉来访者相应的安排，比如说：“矛盾先生今天不能见您，他想问您明天上午9点是否能来?”
接待以下几种来访者，秘书应该谨慎对待：
★固执任性的来访者
有些来访者不听任何解释，死搅蛮缠，这时秘书应该毫不妥协，不失礼貌地反复进行解释。同时不要忘记向来访者保证：如果对方写信给上司，上司一定会看到这封信。
★进行威胁的来访者
如果来访者进行威胁，秘书可以悄悄地告诉老板，或者给公司有保安部门打电话，千万不要与来访者直接冲突。
★情绪激动的来访者
如果情绪激动，秘书应想办法使他们平静下来，这种时候最好由女秘书出面接待。
★骗子
商场上有时会遇到一些骗子，这些人往往上门推销，产品或服务价格低得离谱，很有诱惑力，秘书千万不可为其所动，尤其不可泄露公司的财务情况。