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凡事俱有分寸。接电话时，，速度快，态度好，姿势雅，就是合乎礼仪的分寸。
在接电话时，其次要注意自己的语言和语气。在这个方面，慢不经心、随随便便、过分放任自己，都是极其有害的。
在正式的商务交往中，接电话时拿起话筒所讲的第一句话，也有一定之规。接电话时所讲的第一句话，常见的有三种形式。
第一种，是以问候语加上单位、部门的名称以及个人的姓名。它最为正式。例如：
“您好!瀚海集团公司人事部田恬。请讲。”
第二种，是以问候语加上单位、部门的名称，或是问候语加上部门名称。它适用于一般场合。例如：
“您好!京南公司广告部。请讲”。或者“您好!人事部。请讲”。后一种形式，主要适用于由总机接转的电话。
第三种，是以问候语直接加上本人姓名。它仅适用于普通的人际交往。例如：
“您好!郝茹莎。请讲。”
需要注意的是，在商务交往中，不允许接电话时以“喂，喂”或者“你找谁呀”作为“见面礼”。特别是不允许一张嘴就毫不客气地查一查对方的“户口”，一个劲儿地问人家“你找谁”，“你是谁”，或者“有什么事儿呀?”
万一对方拨错了电话或电话串了线，也要保持风度，切勿发脾气“耍态度”。确认对方拨错了电话，应先自报一下“家门”，然后再告之电话拨错了。对方如果道了歉，不要忘了以“没关系”去应对，而不要教训人家“下次长好眼睛”、“瞧仔细些”。
如有可能，不妨问一问对方，是否需要帮助他查一下正确的电话号码。真的这样做了，不是“吃饱了撑的”，而是借机宣传了本单位的以礼待人的良好形象。
在通话途中，不要对着话筒打哈欠，或是吃东西。也不要同时与其他人闲聊。不要让对方由此来感到在受话人的心中无足轻重。
结束通话时，应认真地道别。而且要恭候对方先放下电话，不宜“越位”抢先。
在接电话时，再次要注意给予对方以同等的待遇，坚持不分对象地一视同仁。
极其个别的人，长着一对挑肥拣瘦的“势利眼”。即使是接电话时，也极为庸俗地“因人而宜”、“对象化”的倾向十分明显。他们在接电话时，一开始总是“拿架子”，“打官腔”。先是爱搭不爱理地问上几句“谁呀”、“什么事呀”，然后能推的事情就推，能踢的皮球就踢，“事不关己，高高挂起”。不过他们的“天气”也不总是永远这般“阴沉”，一旦听出来对方是上司、是家人、是朋友，或是自己正在求助的人，立即就会“雨过天晴云散尽”，低声下气，细语柔声，卑躬屈膝，有求必应，不怕旁人说自己是一副奴才腔。这种不能平等待人的做法，既容易得罪人，也会让旁人看不起。
在接待外来的电话时，理当一律给予同等的待遇，不卑不亢。这种公平的态度，容易为自己赢得朋友。
在通话时，接电话的一方不宜率先提出中止通话的要求。万一自己正在开会、会客，不宜长谈，或另有其他电话挂进来，需要中止通话时，应说明原因，并告之对方：“一有空闲，我马上挂电话给您。”免得让对方觉得我方厚此薄彼。
遇上不识相的人打起电话没个完，非得让其“适可而止”不可的话，说得应当委婉、含蓄，不要让对方难堪。比如，不宜说：“你说完了没有?我还有别的事情呢”，而应当讲：“好吧，我不再占用您的宝贵时间了”，“真不希望就此道别，不过以后真的希望再有机会与您联络”。
在接电话时，最后要注意代接电话时的态度。
有可能亲自接的电话，就不要麻烦别人。尤其是不要让自己的孩子奶里奶气地代替自己接电话。虽然他们对这种实践非常热衷，也不提倡在这方面培养他们。
商务往来比较多的人，可请秘书代为处理电话，也可在本人不在时使用录音电话。不过本人在场时，一般是不合适使用录音电话哄人的。
万一需要用录音装置时，则必须使自己预留的录音友好，谦恭。通常，预留的录音应为：“您好J这里是某某公司某某部。本部门工作人员现在因公外出，请您在信号声音响过之后留言，或者留下您的姓名与电话号码。我们将尽快与您联络。谢谢，再见。”
代接电话时，讲话要有板有眼。被找的人如果就在身旁，应告诉打电话者：“请稍候”，然后立即转交电话，不要抱着恶作剧或不信任的态度，先对对方“调查研究”一番，尤其是不允许将这类通话扩音出来。
被找的人如果尚在别处，应迅速过去寻找。不要懒于行动，连这点“举手之劳”都不愿意做，蒙骗对方说“人不在”，或是大喊大叫“某人找某某人”，闹得“世人皆知”，让他人的隐私“公开化”。
倘若被找的人不在，应在接电话之初立即相告。并可以适当地表示自己可以“代为转告”的意思。不过应当先讲“某人不在”，然后再问“您是谁”或“您有什么事情”，切勿“本末倒置”过来。省得让打电话者疑心：他要找的人正在旁边，可就是不想搭理他。
表示自己可以“代为转告”的意思时，应当含蓄一些，例如：“需要我为您效劳的话，请吩咐”，听上去就“可进可退”。不要一开口就“不由分说”，说什么“你有什么事情。都尽管可以告诉我，我一定不会‘贪污”’云云。只有在比较熟的人之间，才可以直接询问：“您有留言吗?”“要不要我告诉某某人，一回来就打电话给您”。
代接电话时，对方如有留言，应当当场笔录下来。之后，还应再次复述一次，以免有误。
在商界，人们往往风尘仆仆，来去匆匆。为适应商务人员工作繁忙，活动量大，时常“居无定所”，而又急需“随时随地传信息”的特点，近年以来移动通讯业务已有长足的发展。其中，移动电话与寻呼机更是独领风骚，日益普及，成为广大商务人员随身必备、使用最为频繁的两种电子通讯工具。
移动电话，又名手机，以前曾被俗称为“大哥大”。它是一种小型化、智能化的无线式电话。寻呼机，亦称BP机。它是一种借助于人工辅助或者自动控制系统，及时向用户传递文字或数字信息的电子显示器。在民间，人们通常取其一呼即应之意，把它叫作呼机。尽管时下在不少人的眼里，手机与呼机是一种地位与身份的象征，但对商界人士而言，它们始终是，而且只能是两种可以为我所用的实用性很强的通讯工具而已。
商界人士在日常交往中使用手机与呼机时，大体上有如下五个方面的礼仪规范必须严守不怠。
其一，是要置放到位。商务礼仪规定，手机与呼机的使用者，应当将其放置在适当之处。大凡正式的场合，切不可有意识地将其展示于人。
道理其实很简单，手机就是手机，呼机就是呼机，它们终究不过是通讯工具罢了，而绝对不能视之为可以炫耀的装饰品。把它们握在手中，别在衣服外面，放在自己身边，或是有意当众对其进行摆弄，实在无聊之至，商界人士是切不可那么做的。
按照惯例，外出之际随身携带手机与呼机的最佳位置有二。它们一是公文包里，二是上衣口袋之内。穿套装、套裙之时，切勿将其挂在衣内的腰带上。否则撩衣取用或观瞧时，即使不使自己与身旁之人“赤诚相见”，也会因此举而惊吓对方。
其二，是要遵守公德。使用手机与呼机，当然是为了方便自己。不过，这种方便是不能够建立在他人的不便之上的。换而言之，商务人员在有必要使用手机与呼机时，一定要讲究社会公德，切勿使自己的行为骚扰到其他人士。 ·
商务礼仪规定：在公共场所活动时，商务人员尽量不要使用手机与呼机。当其处于待机状态时，应使之静音或转为震动。需要与他人通话时，应寻找无人之处，而切勿当众自说自活。公共场所乃是公有共享之处，在那里最得体的做法，是人人都要自觉地保持肃静。显而易见，在公共场所里手机与呼机狂叫不止，或是在那里与他人进行当众的通话，都是侵犯他人权利、不讲社会公德的表现。在参加宴会、舞会、音乐会，前往法院、图书馆，或是参观各类展览时，尤须切记此点。
在工作岗位之上，亦应注意不使自己的手机与呼机的使用有碍于工作、有碍于别人。商界人士在写字间里办公时，尽量不要让手机与呼机大呼小叫。尤其是在开会、会客、上课、谈判、签约以及出席重要的仪式、活动时，必须要自觉地提前采取措施，令自己的手机或呼机禁声不响。在必要时，可暂时将其关机，或者委托他人代为保管。这样做，表明自己一心不可二用，因而也是对有关交往对象的一种尊重和对有关活动的一种重视。
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