快速删除Office文档中的多余空行

    豆豆准备论文时，在网上浏览了很多资料；经过筛选，她把其中有用的部分复制出来，并粘贴到 Word 文档中以备使用。但是很多不必要的空格空行也跟着材料一起被复制粘贴保存了下来，版面就不怎么好看了。而且，材料多时，几十上百页的，要是手动删除，那工程量可够浩大的……有没有什么办法快速批量删除呢？

    小易给她支招，Word 不是有查找替换功能么，用它呀！办法是不错，可是，空格和空行要怎么查找呢？总不能用空白表示吧。

看看小易是怎么做的。（这里我们以Office 2010 Beta版为例）

    首先，将网上下载下来的资料直接粘贴到记事本，再从记事本复制/粘贴到 Word 文档。这个过程能够自动删除一些空白行，而且还能将文档中的换行符全部转化为回车符(段落标记)。

    接着，删除多余的行。在快捷工具栏上按替换按钮(或同时按键盘上的 Ctrl 和 H 键)，打开查找和替换对话框。

选择替换选项卡，单击更多。

按一下特殊格式按钮，选择段落标记。

(如果您熟悉代码/通配符，也可以直接在查找栏内输入^p)

    豆豆希望段落之间留下一行空行，删除其它多余的。因此，可以在查找栏输入^p^p，替换栏输入^p，将两行空行变成一行。然后，按全部替换按钮。

替换结果：

重复按几次全部替换按钮，直至最后显示结果为替换0处。

    但是，在多次替换后，有时仍然有回车符或空白行无法消除。

    替换前

替换后

这怎么回事呢，难道此方法不灵？

    仔细再看，原来，回车符之前有空格。那个查找^p^p 的语法默认的是相邻无空格的两空行，所以这里就失效了。

    要解决这个问题，先得把文中的空格删除。在查找中输入^w，替换栏留空，按全部替换。(如果不记得通配符，可以像上面第一张图那样在特殊格式中选择空白区域)

    再用一下查找 ^p^p 替换为 ^p 的语法，就可以将多余的空行完美消除。

    WPS 中快速删除文档中的多余空行

    一篇文档中避免不了会有多余的空行，在微软Office 2010 中可以很轻松的删除，那么在国产办公软件金山WPS中是否可以实现呢？当然可以！甚至比在微软Office中更加简单，接着看——

    方法一、利用“文字工具”中的“删除空段”删除所有空行

    一般空行都会是独立的一段，没任何字符。所以，想清除文档中的所有空行，可以利用WPS文字提供的“文字工具”中的“删除空段”来完成，这个功能比较实用哦，Word中可没有这样的按钮。选择菜单栏上的“工具→文字工具→删除空段”，如图：

选择“删除空段”后，便可方便地清除多余的空行和空段了。

    方法二、利用“查找和替换”删除选择部分的空行

    “查找和替换”也可以清除多余的空行，而且还可以有选择地清除多余的空行。打开“查找和替换”对话框，切换到“替换”选项卡，在“查找内容”的文本框中填入“^p^p”，“替换为”的文本框中填入“^p”。这时。如下图所示：

    然后单击“查找下一处”按钮，就可以找到文档中的空行了，如果找到的是想清除的多余空行，便可单击“替换”按钮来清除找到的空行。如果想清除文档中所有的空行，便可以直接点击“全部替换”按钮若干次，直到弹出的信息框显示“已完成对文档的搜索，并完成0处替换”即可。如图所示：

    提示：文档中最后部分如果有空行(即有空的段落)的话，点击“全部替换”按钮若干次后会发现，信息框最后只能显示“已完成对文档的搜索，并完成1处替换”，不能显示“已完成对文档的搜索，并完成0处替换”。这没关系，其实文档中的所有空行都已经清除了。